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Etude de cas: optimisation de l’usage de l’e-mail et droit à la déconnexion

@ Je m’enmail & je m’endémail @

Vincent Berthelot et Carole Blancot sont intervenus le 15/11/2016 à Grenoble au sein d’une collectivité dans le cadre d’une journée dédiée à l’optimisation de l’usage de l’e-mail.

La demande :

La Direction Générale souhaitait initier une réflexion collective autour des usages de l’e-mail afin d’encourager les bonnes pratiques et aussi, de limiter les usages problématiques d’un outil utilisé par tous depuis plusieurs dizaines d’années (mais qui semble comporter des risques et auquel sont associées des dérives dans les pratiques).

La commande :

Intervenir dans le cadre d’une conférence puis organiser et animer des groupes de travail pour solliciter l’intelligence collective, la créativité et le travail collaboratif. La prise de conscience déclenchée en séance devait pouvoir permettre d’ancrer les prémisses d’un changement durable de comportement.

L’intervention :

Public : Plusieurs centaines de participants occupant des fonctions d’encadrement d’une équipe.
Objectifs : Après avoir dressé un constat (basé sur un sondage préalable et l’analyse des pratiques), impulser une réflexion individuelle et collective sur les axes d’optimisation de l’usage de l’e-mail. L’objectif ultime étant d’optimiser la productivité tout en garantissant un niveau satisfaisant de Qualité de Vie au Travail et d’intégrer également le droit à la déconnexion au sein d’une organisation très connectée à sa messagerie (1 200 000 e-mails traités chaque mois).

Pour préparer l’intervention, nous avons étroitement travaillé avec la direction de la communication. Sur place, nous avons rencontré la psychologue du travail en charge de la mise en place des plans de prévention des risques psychosociologiques. Au terme de la journée, la Direction des Ressources Humaines a été investie du rôle de maître d’oeuvre de la suite de cette journée pour la mise en place d’un programme d’optimisation stratégique de l’usage de l’e-mail.

Les slides de la conférence (après avoir rendu anonymes les informations) :
Vous trouverez dans ce document :

  • le constat et les chiffres clés de l’usage de l’e-mail en France en 2016,
  • des informations sur les bonnes pratiques et aussi sur les usages potentiellement problématiques,
  • une synthèse de l’état des lieux des pratiques au sein de la collectivité,
  • des exemples d’initiatives d’entreprises pour limiter le nombre d’e-mails échangés et pour optimiser la qualité de ceux-ci, tout en prévenant les risques associés aux messageries qui débordent.

Quelques photos prises en séance :

Plusieurs centaines de cadres, chacun responsable d’une équipe, ont travaillé en 18 équipes sur 6 thèmes différents pour identifier :

  1. Les problèmes que peuvent poser la gestion des messageries d’une façon générale ou particulière.
  2. Les caractéristiques d’une situation idéale avec les indicateurs qui permettraient d’évaluer une progression dans les pratiques.
  3. Les solutions et/ou propositions spécifiques au thème alloué à chaque groupe.

Chacun des membres des 3 groupes travaillant sur le même thème a ensuite été voter pour l’une des 3 propositions/solutions trouvées par les 2 autres groupes (du même thème), en collant une gommette sur l’idée qui avait sa préférence. Le nombre de gommettes a été comptabilisé et, les 3 solutions/propositions qui ont obtenu le plus grand nombre d’intentions ont été retranscrites sur un paperboard (cf. photos ci-dessous).

Les animateurs de chaque groupe ont commenté les résultats, thème par thème, à la Direction Générale. Plusieurs idées similaires ont été identifiées de façon transverse à différents thèmes. La Direction Générale a pris note des résultats de l’élaboration. Après la restitution faite en amphithéâtre par les 2 animateurs des résultats des travaux de groupe, la Direction Générale a effectué sa propre reformulation, et a pris publiquement des engagements personnels, tout en définissant les axes de la stratégie pour la suite.

A retenir :

A l’heure de la transformation digitale parler de l’e-mail pourrait sembler anachronique… Pourtant, cet outil continue à être utilisé de façon massive et parfois problématique. Chacun essaie de trouver des astuces pour gérer sa pile de mails quotidiens mais doit, pour y parvenir, la traiter en dehors des heures de travail ainsi que durant les temps de repos tels que les congés. L’encadrement est le plus touché par ce phénomène du tombeau des Danaïdes. La réponse ne peut être uniquement individuelle. Elle doit être également collective et aussi reposer sur l’exemplarité managériale. Car, derrière le problème de l’e-mail, se cache celui de l’organisation du travail à l’heure de la digitalisation et se pose la question de l’application du droit à la déconnexion.

Cette mission nous a montré la nécessité de travailler de manière collective afin de partager le diagnostic des pratiques et aussi celui des attentes individuelles, avant d’imaginer des solutions réalistes pour s’engager individuellement et collectivement dans des changements durables qui seront au service de la performance et du bien-être.
A l’ère numérique, les techniques managériales sont contraintes d’évoluer. La culture de l’instantanéité et de la réactivité trouvent leurs limites dans celles des capacités humaines. L’arbitrage entre faire “tout de suite et de façon réactive (plus ou moins contrainte)” ou faire “plus tard mais de façon parfaitement réfléchie et volontaire”, est plus que jamais de rigueur. 
Si la transformation numérique s’effectue au péril de la perte de liens humains réels, les êtres sociables que nous sommes en souffriront individuellement et collectivement. Tous les robots créés par l’homme ne sauront jamais faire preuve d’autant d’empathie que leurs créateurs.

Dans ce dossier spécial “L’impact du numérique sur la qualité de vie au travail en 2016 : points de vue des salariés et dirigeants d’entreprise”[1] publié par les Editions Tissot, formations, droit à la déconnexion et communication sont pointés comme permettant d’aider les salariés à mieux travailler à l’ère du numérique. Interrogés sur ce qui pourrait les aider à mieux travailler à l’ère du numérique, les salariés tout comme les chefs d’entreprise jugent prioritaires des formations spécifiques au numérique. Rappelons aussi que le droit à la déconnexion, nouveauté issue de la loi Travail du 8 août 2016, va devoir faire l’objet d’une négociation obligatoire dans les entreprises d’ici le 1er janvier 2017.

Le besoin de collaboration, la pression du temps et la course après le monde de tous les possibles peuvent engendrer des situations d’épuisement lorsque le repos est insuffisant. L’homo-connectus du XXIème siècle devra, tôt ou tard, prendre conscience de ses limites (et de celles de ses collègues) s’il veut survivre dans la jungle de l’infosphère.

Biographie des animateurs :

Carole Blancot
Diplômée d’un M2 de psychosociologie clinique (Numéro ADELI : 789310596), bloggeuse depuis juillet 2009 sur http://www.gestionpaiegrhquichoisir.comhttps://www.caroleblancot.com et http://www.spotpink.com, elle est aujourd’hui Directrice Conseil de SpotPink, conférencière, consultante, auteure et formatrice. Carole Blancot a occupé des fonctions de consultante en RH, chef de produits, responsable marketing & communication et directeur marketing. Passionnée depuis 1999 par la gestion des ressources humaines et les technologies de l’information associées aux processus de gestion des RH, elle étudie les stratégies d’appropriation d’Internet par les entreprises.
Elle est co-auteure de deux ouvrages et d’une étude :

Vincent Berthelot
De formation RH (DESS) et communication interculturelle (DREA), Vincent Berthelot est aussi un passionné de l’Asie (INALCO, DEA de Siamois). Spécialiste de l’intranet, des applications du web social en RH, de la socialisation des process RH ainsi que de la modernisation du dialogue social par le 2.0, il trouve des applications pour nos entreprises dans des ouvrages asiatiques de stratégie. Dès le début des années 2000, il développe l’utilisation des NTIC au travers du premier intranet RH à la RATP puis des espaces collaboratifs et des premiers self-services RH. Il a été l’un des premiers à percevoir tout le potentiel de la socialisation des intranets et des réseaux sociaux d’entreprise, ainsi que de l’importance du community management interne. Conférencier et formateur, il anime avec passion les échanges pour une utilisation optimale du web social au sein des entreprises. Il partage ses convictions de performance sociale et économique sur son blog www.conseilwebsocial.com.
Il est co-auteur des ouvrages suivants :

D’autres articles sur ce site et sur le sujet de l’e-mail.

Sources et liens utiles

Comme moi, vous pouvez tout à fait résister aux emails !

Inondé sous les e-mails, résistez !

Vous croulez sous les e-mails ? Vous êtes las de trop en recevoir (y compris les soirs et les week-end) ? Vous êtes déçu(e) par ce mode de communication vieux de 42 ans ? Vous ne savez plus comment vous organiser, ni débrancher ? Vous aspirez à d’autres canaux et mode de communication mais ne connaissez pas les alternatives ou meilleures pratiques ?

Co-écrit par Carole Blancot, Vincent Berthelot et Anne de Landsheer, l’objet de ce livre très pratique (de 224 pages) est de vous permettre de reprendre le contrôle de votre messagerie et de vous aider à optimiser votre organisation, pour mettre en oeuvre une gestion plus opérante de vos messages, au profit d’une meilleure productivité et d’un plus grand bien-être.
Cet ouvrage pratique contient des témoignages d’experts en communication, de DRH, de chefs d’entreprise, d’avocats, de psychosociologues…

  • Sommaire
  • Avant-propos ……………………………………………………… 13
  • L’e-mail au travail « m’a TUER » ………………………. 9
  • Réagissez ! ………………………………………………………… 59
  • Débranchez ! …………………………………………………… 141
  • En conclusion …………………………………………………….. 199

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La communication de crise à l’heure des médias sociaux

Je suis co-auteure de cet ouvrage que nous avons écrit à 4 avec Vincent Berthelot, Clément Pellerin et Henri Lefèvre, il comporte des ressources pour aider les entreprises à préserver leur identité et leur e-réputation. Il aborde, de façon pragmatique, au travers de nombreux exemples de crise traversées par des marques connues, les méthodes, techniques et outils utiles pour franchir efficacement les différentes phases d’une crise médiatique.

L’objet de ce livre est d’apporter des éléments de réponse aux questions que se posent les individus et les organisations, des exemples de situations et de techniques de résolution de crises à l’ère du 2.0 :

  • Quelles sont les spécificités des nouvelles crises portées par le web ?
  • Sommes-nous désormais davantage exposés aux risques de crise ?
  • Quelles sont les similitudes & différences de traitement entre une communication de crise sur le net et une communication de crise prenant racine en dehors du net ?

Il est enrichi de la participation, sous la forme d’interviews, d’avis d’experts parmi lesquels journaliste, psychologue, avocat, enseignant et chercheur, policier. Il contient également des références à la norme FD X 50-253 (mai 2011) Management des risques – Processus de management des risques – Lignes directrices pour la communication, publiée par l’AFNOR.

Ce livre a reçu le label de l’Observatoire des Réseaux Sociaux d’Entreprise pour avoir abordé les médias sociaux comme source de risque et comme vecteur de contact avec les marchés, l’identité, la e-réputation, la communication des entreprises.

Aujourd’hui seulement 8 % des entreprises disposent déjà d’une charte dédiée ou bien d’un guide d’usage des medias sociaux et cet ouvrage s’adresse tant aux DRH qu’aux responsables communication et autres dirigeants. Les outils de monitoring sont passés en revue dans un contexte où en 2012, les medias sociaux concernent plus de 1,2 milliard d’utilisateurs dans le monde.

Sommaire :

#Infographic – You are what you tweet

Ci-dessous voici ce que je suis sur Twitter à cette date :

Ci-dessous l’infographie conçue à partir du modèle Faceoff! qui permet de comparer mon compte à celui de mon jumeau @vinceberthelot 😉

Create your own infographics

“Le 2.0 contre le stress au travail, une histoire pour les bisounours ?”

Le 2.0 contre le stress au travail, une histoire pour les bisounours ? est le titre d’un projet de tournage dont la date n’est pas encore fixée puisqu’il s’agit notamment au préalable de trouver un sponsor.

L’ambition d’un des nombreux webcast(s) de cette web-TV collaborative est de répondre à la question suivante : “Le management 2.0 permettra il de rétablir le collectif dans les organisations ?”

Ci-dessous, voici les notes introductives aux échanges préparatoires au tournage :

La première problématique porte sans doute, avant même de parler de 2.0, sur le rôle de l’esprit collectif dans le travail. La thèse défendue par Christophe Dejours dans cette vidéo peut passer pour du bon sens : la solidarité, le collectif, au sein d’une organisation permet de mieux supporter les difficultés en les partageant et en construisant dessus. Pour lui le travail n’est pas devenu plus difficile, au contraire, d’un point de vue macro il serait même devenu plus facile. En revanche la dégradation du collectif dans les organisations le rendrait plus difficile à supporter. Il faudrait y voir un facteur important dans la recrudescence du stress au travail et des maladies psychologiques.

Est-ce une vaste blague ? Stupeur et tremblements d’Amélie Nothomb, remasterisé à la sauce des suicides en entreprise… Faut il y voire un cruel rappel de la fragilité de notre mental, que même un cadre dynamique peut succomber à petit feu sous la pression de son environnement ? Ou encore faut-il s’élever contre cette victimisation de l’employé qui donne du grain à moudre aux esprits faibles et tue les velléités combatives dans une morosité ambiante ?

A coté de cela le management 2.0 débarque en sauveur Ayatollesque de tous les maux du monde et dans un éclair de génie replace le collectif au centre de l’entreprise. Miracle ! La confiance retrouvée permet aux employés de collaborer et de s’entraider dans la joie et la bonne humeur. M. Dejours, toutes vos craintes n’ont plus lieu d’être car les experts du 2.0 sont là et vont faire table rase de ce qui appartient de toutes façons au passé, ces vieilles tapisseries rongées par les mites. Alors franchement pourquoi s’en faire ? Nous avons les armes pour changer le monde…

Bon alors, concrètement, sur le sujet du stress au travail et des cadres qui sautent par les fenêtres, le 2.0 nous sauvera-il ou pas ?

Pour en savoir plus sur ce webcast, pour participer à sa préparation et/ou à son animation et enfin pour le financer, cliquez sur ce lien et inscrivez-vous !

Sur le sujet de ce tournage, lire l’article “Le monde des bisounours, en finir avec les mécanismes de compassion factices en entreprise” publié le 03/06/2010 dans Le nouvel Economiste (cahier 2, P17,  P18 et P19).

Intervenants : Frédéric BASCUNANA,
Vincent Berthelot,
Sandrine Avenier,
Raphael Wintrebert,
Carole BLANCOT
Organisation : Thibaut DEVERAUX
Animation par : Frédéric BASCUNANA
Préparation du sujet,
rédaction article :
Thibaut DEVERAUX
Lieu : Dans les studios de Webcastory
Catégorie : TOCshows – Plateaux TV
http://www.lenouveleconomiste.fr/JV/JVLNE1524/C2/C2.html